Veille technologique

Pour être informatives sur les portails d'information, les informations doivent d'abord être sélectionnées et traitées. Le traitement est encore plus complexe, lorsqu'il s'agit de réaliser des Intranets avec et pour le personnel et des Extranets, avec et pour clients et fournisseurs. Indexation, stockage, restitution, archivage – nommage, traçage, historisation - constituent le socle du travail sur le contenu, qu'on entoure de structures et de métadonnées pour le rendre "intelligent". La gestion des connaissances qui boucle un cercle vertueux avec le travail collaboratif en sort très souvent comme produit ultime.

Chez Thalès, par exemple, l'Intranet réalisé avec Websphere d'IBM (http://www-01.ibm.com/software/fr/websphere/) et ECM 5 d'Interwoven gère les connaissances de 17000 ingénieurs et techniciens. Le contenu est traité de manière à rendre utilisable la masse verbale des e-mails, des messages vocaux, des fichiers bureautiques, de recorder ces informations à celles des applications d'entreprise, CRM, ERP (Entreprise Resource Planning). Il doit ensuite être publié de manière à créer des pages web dynamiques. Les données contenu sont agrégées, personnalisées, et syndiquées pour passer d'un site à un autre, à moindre frais. La personnalisation peut être explicite, implicite, définie par l'utilisateur lui-même.

Des technologies sophistiquées tel le blueprint (Tridion), le clonage (Interwoven), l'architecture fédérative (IBM) facilitent la création de sites multiples dans le cadre de grandes entreprises et de déploiements internationaux. Le contenu est diffusé sur différents canaux, papier, minitel, web, PDA, waps, et dans différents formats. Les changements d'états sont véhiculés par le langage XML (tiré de http://mireille.boris.free.fr/Articles/An2003/dossier%20ecm.doc).

De plus en plus, le contenu est placé sous le signe du collaboratif – collaboration des entreprises "étendues" entre elles, intégration des applications, collaboration des développeurs entre eux, travail collaboratif des administrateurs et des utilisateurs. Ils collaborent en sorte de faciliter l'accès des utilisateurs non techniciens au traitement de l'information, sans faillir aux règles de sécurité. Dans les workflows, des rôles définissent les droits d'accès des utilisateurs et leurs limites. Des logiciels complémentaires tels ceux d'Entrust apportent le SSO, signature électronique, et les cryptages 128 bits.

Les outils de collaboration sont eux-mêmes de plus en plus sophistiqués. En plus des "chats" et de l'annotation, ils permettent aux membres d'une équipe virtuelle d'intervenir matériellement de façon synchronisée sur le même projet bien réel. Les économies en frais de transport sont une conséquence immédiatement visible du ROI (Retour sur investissement) dû à la réunion de la gestion de contenu et du travail collaboratif.

Les progiciels se veulent de plus en plus complets. Ils sont présents au niveau des portlets, des webservices et du codage XML, et vont jusqu'au workflow qui ne traite pas uniquement de documentation mais aussi de processus métier. Ils gèrent le contenu au niveau du code, de la donnée et du document. Cette offre "à 360°" est illustrée de manière exemplaire par la gamme des produits Hummingbird EIMS (Enterprise Information Management System) et les quatre progiciels intégrés de l'offre Filenet. La croissance externe est très utilisée. Vignette s'achète un portail, Epicentric, Filenet annexe eGrail, logiciel de WCM, Documentum intègre un e-Room, outil leader en travail collaboratif, et Open Text, un concurrent, Centrinity. Tous les logiciels ECM proposent au moins un moteur de recherche. De même, ils intègrent les outils de création de pages de sites web de type FrontPage de Microsoft, ColdFusion de Macromedia, Golive d'Adobe. La plupart traitent le Rich Media au même titre que le texte. Des sociétés comme Convera ou Manreo sont cependant spécialisées dans la gestion de contenus images et vidéo.

Le Forrester Group a utilisé le terme ECM le premier en juillet 2001. Des entreprises comme Documentum ont favorisé sa diffusion parce qu'il convenait à leur positionnement et leur offre produits. Forts de leurs compétences en gestion de documents, les logiciels d'ECM sont à même de maîtriser le cycle de vie du contenu.

Les utilisateurs de portails réalisent vite que pour sécuriser (et actualiser en permanence) leur information, ils doivent la structurer via un outil de gestion de contenu. L'état actuel des sites web et des intranets signés par un outil ECM prouvent que ces derniers ne manquent pas d'efficacité. Ce qui jusqu'ici a freiné leur développement, c'est leur prix. Ce qui travaille pour eux, c'est l'adhésion de l'utilisateur qui devient contributeur (tiré de http://mireille.boris.free.fr/Articles/An2003/dossier%20ecm.doc).