Amexio : Espaces collaboratifs pour la documentation projet
Dans le cadre d'une méthodologie qualité stricte (CMII), la production documentaire des livrables d'un projet informatique nécessite des fonctionnalités de gestion de documents (versionning, rôles, droits d'accès, worfklow de relecture (annotation) et validation, audit trail, création à partir de modèles, recherche, etc.).
Les documents (Office) sont produits tout au long du projets et par différents acteurs, parfois de façon "collaborative" (le développeur complète un document de spécification initié par le chef de projet).
Aujourd'hui une grande redondance d'information existe dans les différents livrables produits.
Création du projet et définition de l'espace
Au démarrage du projet, un espace est défini et est représenté par : des acteurs (MOE, MOA), des rôles (CP, développeur, Resp. Qualité, etc.), une arborescence (classement logique) et des modèles de documents. Un identifiant projet permet de d'avoir une unicité dans les noms des documents (auto nommage) et de définir les droits spécifiques des acteurs.
Création des documents
La création des documents projets est basée sur un ensemble de modèles (eux-mêmes gérés dans un outil de gestion documentaire par le service qualité).
Chaque modèle possède une partie de contenu plus ou moins commune à l'ensemble des modèles et qu'il est fastidieux de mettre à jour :
Les en-têtes et pieds de pages avec les identifiants du projet et du modèle, ainsi que la dernière date de mise à jour du document
Le "cartouche" de suivi des versions, avec le numéro de version (issu du système de GED) à recopier, l'auteur des modifications de la version et un commentaire sur les modifications apportée
La partie "Description du projet", variable selon les modèles, qui décrit en quelques phrases le contexte et les objectifs du projet
Ces parties sont sources d'erreurs soit parce que les rédacteurs ne les mettent pas à jour au fur et à mesure de leurs modifications (pour les deux premiers points), soit parce que le contenu évolue et n'est pas identique sur tous les documents (pour le troisième point).
Contenu et méta-données
Aujourd'hui dans la plupart des systèmes de GED, le contenu (fichier informatique stocké dans le file system) et ses métadonnées (attributs associés au contenu, stockés en base de données) sont décorrelées. Ainsi, par exemple, c'est le système qui va générer automatiquement un numéro de version pour le document document en fonction de règles métiers prédéfinies. Mais ce numéro de version ne va généralement pas être "transféré" automatiquement dans le contenu du document, ce qui pose potentiellement des problèmes d'incohérence dès que le contenu est extrait du système si le rédacteur ne mets pas à jour correctement cette information dans le document.
Ceci est vrai pour toutes les méta-données qui ont du sens au sein du contenu du document lui-même lorsque le document est hors du système de GED.
Partage et collaboration
Différents acteurs interviennent dans le processus de création des livrables. Il peuvent être initiés par le chef de projet, complétés par les développeurs ou le concepteur, relus et annotés par le chef de projet, soumis à validation à la MOA, etc.
Des droits d'accès sont donc définis en fonction du statut du document et du rôle de l'utilisateur.
Aujourd'hui ces droits sont appliqués à l'ensemble du document (type Office). On pourrait imaginer de préciser également des droits sur des "parties" de document, en fonction du statut du document et de rôle de l'utilisateur.
Le processus de relecture, et donc d'annotations ou de commentaires, est un processus important dans l'élaboration de ce type de livrable, mais aujourd'hui mal implémenté.
Les annotations "à l'extérieur du document" de type annotations PDF sont difficiles à reprendre et à intégrer dans le document natif pour le rédacteur principal. Les outils de type commentaires Word ont également leurs limites et sont souvent mal utilisés.
L'édition "synchrone" à plusieurs sur un même document est souvent abordée dans les problématiques collaboratives.
Publication et diffusion
Au fur et à mesure du projet, des revues Qualité sont instaurées pour vérifier le bon suivi de la méthode.
Lors de ces revues, la mise à disposition de tout ou partie des livrables créés permet au responsable Assurance Qualité de consulter l'ensemble des documents.
Notion de publication / diffusion Web avec accès facilité à la base documentaire.
