Un exemple de ce qu'il ne faut pas faire
Afin d'expliquer le concept de style dans Word, nous allons prendre un exemple simple. Imaginez que vous rédigiez un document de deux cents pages dans lequel figurent une centaine de citations. Afin de bien identifier ces citations dans votre texte, vous avez décidé de procéder à certains enrichissements typographiques et le texte de vos citations doit avoir les attributs suivants :
Police : Verdana (la police du texte courant est en Times New Roman)
Italique
Retrait gauche : 1 centimètre
Retrait droit : 1 centimètre
Espace avant : 6 points
Espace après : 6 points
Méthode : Mauvaise solution 1 - Répétition du travail de mise en forme
Si vous ne connaissez pas l'utilisation des styles, la mise en forme de vos citations risque de vous prendre beaucoup de temps car pour chaque citation, vous allez devoir :
modifier la police pour qu'elle passe de Times New Roman à Verdana
appliquer l'attribut italique
afficher la boîte de dialogue Paragraphe pour définir les retraits (gauche et droite) et les espacements (avant et après).
Si vous ne connaissez vraiment rien à Word, vous allez devoir faire ce travail de mise en forme pour chacune de vos citations.
Méthode : Mauvaise solution 2 - Usage du "copier-coller"
Pour gagner du temps, vous allez sans doute vite comprendre qu'il est plus efficace de copier puis coller le paragraphe de la citation précédente et d'écraser le texte par celui de la bonne citation. Grâce à ce bricolage, vous allez gagner du temps car tout le travail de mise en forme sera déjà réalisé.
Méthode : Mauvaise solution 3 - Reproduction de la mise en forme
Une autre technique consiste à utiliser l'outil Reproduire la mise en forme. Cet outil très pratique permet de reproduire facilement une mise en forme. Si vous pensez pour autant pouvoir vous passer des styles, vous avez tort.
Outre le fait que ces manipulations sont relativement fastidieuses, imaginez qu'à la fin de la rédaction de votre document, vous trouviez que votre enrichissement typographique des citations ne convient pas ; vous souhaitez alors changer la taille de la police et passer du corps 12 au corps 11.
Méthode : Mauvaise solution 4 - Recherche et modifications
Si vous savez utiliser correctement la commande de recherche et de remplacement et, sous réserve que vous n'ayez pas utilisé la police employée pour les citations et l'italique pour d'autres mises en forme de votre texte, vous pourrez alors automatiser la modification du style de vos citations. Si tel n'est pas le cas, il va falloir modifier manuellement toutes les occurrences de vos citations et appliquer la nouvelle mise en forme à chaque citation.
Avouez que cela est plutôt décourageant et, bien évidemment, cela intervient toujours en fin de rédaction alors que vous préféreriez consacrer du temps à la relecture du texte de votre document. L'utilisation d'un style permet de résoudre élégamment tous ces problèmes.
Voyons à présent comment à l'aide d'un style on peut résoudre la situation décrite précédemment.
