Il rilascio del CSE
L'autorità emittente rilascia il certificato sulla base del modello obbligatorio contenuto nel Regolamento di esecuzione n°1329/2014 della Commissione del 9 dicembre 2014.
Tuttavia, l'autorità non potrà rilasciare il certificato:
Se gli elementi certificati sono contestati,
Se il certificato si rivela non conforme ad una decisione che porti sugli stessi elementi.
La conservazione del CSE
L'autorità emittente conserva l'originale del certificato. Possono circolare solo delle copie certificate conformi.
Nel Regolamento non è espressamente previsto nullz per quanto riguarda l'obbligo le obbligazioni di conservazione dell'originale del CSE, ad eccezione della sua numerazione, vale a dire del suo numero di riferimento (N° dello studio / anno / numero di rilascio) e della sua data di emissione.
Per l'autorità emittente, si raccomanda di tenere un registro dei CSE e di distinguere:
Il CSE e gli allegati obbligatori che saranno conservati come minute notarili
I documenti della procedura (trasmessi in appoggio alla domanda di rilascio, con i documenti utilizzati dal notaio per riempire il CSE) che saranno conservati nella pratica della successione, insieme ai documenti compilati.
Il rilascio di copie
L'autorità emittente può rilasciare delle copie certificate conformi che possono essere richieste:
Dal soggetto che ha richiesto il CSE d'origine,
Da qualsiasi persona che giustifichi un interesse legittimo, come i legatari o i creditori del defunto.
Non c'è una procedura nè un formulario specifico per richiedere il rilascio di una copia, ma uno scritto permette di conservare la prova dell'interesse del richiedente.
Durata di validità delle copie
Le copie conformi hanno una durata limitata a sei mesi a contare dalla data di rilascio.
Per eccezione, in casi debitamente giustificati, l'autorità di rilascio può allungare la durata di validità iscrivendo in calce alla copia il motivo di questa proroga.