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Réunion de suivi de projet

  • Préparer la réunion

    • Respecter le planning des réunions fixé lors de la phase d'organisation et formalisé dans le plan de communication.
    • Faire participer les membres de l'équipe projet à la définition de l'ordre du jour.
    • Communiquer l'ordre du jour suffisamment à l'avance.
    • Ne convoquer que les personnes concernées et s'assurer de la présence de ces personnes.
    • Faire des réunions courtes (le niveau de concentration d'un auditoire diminue proportionnellement au temps passé).
    • Eviter la réunion quand une note d'information suffit, sauf si votre objectif est de créer ou de renforcer l'esprit d'équipe.
    • Désigner un animateur (en général, le chef de projet) et un secrétaire pour faire le compte-rendu (cette tâche peut être déléguée par le chef de projet).

  • Animer la réunion

    • Etre particulièrement attentif lors de la première réunion sur le respect des règles, des horaires, des thèmes prévus et des styles d'interventions définis (cf. plan de communication).
    • Commencer les réunions à l'heure : les personnes présentes ne doivent pas être pénalisées.
    • Lister de façon exhaustive tous les problèmes signalés par les intervenants.
    • Elaborer, avec les participants, des plans d'action pour résoudre les problèmes.

  • Conclure la réunion

    • Rédiger des comptes-rendus clairs, parlants, synthétiques, centrés sur les besoins d'information des destinataires.
    • Diffuser les comptes-rendus de réunion à toutes les personnes concernées (ayant participé ou non) dans les jours qui suivent.
    • Suivre l'exécution des décisions prises.
    • Faire le point sur les méthodes de communication employées afin de les améliorer si nécessaire.