Les outils de workflow
L'objectif des outils de WorkFlow est d'industrialiser selon des procédures prédéfinies l'automatisation des processus.
Les workflows sont constitués de tâches/activités manuelles et automatiques. Les tâches manuelles doivent être prises en compte par des utilisateurs.
Dans un système de WorkFlow, il existe traditionnellement deux façons d'y accéder :
Soit en allant la chercher dans une file d'attente partagée, communément appelée corbeille
L'avantage de cette méthode d'invocation est la possibilité de faire partager un ensemble de tâches par un groupe d'utilisateurs. En effet, lorsqu'une tâche est affectée à un profil donné, on ne va pas forcément l'affecter à une personne donnée. On mettra l'ensemble des tâches à disposition de toutes les personnes correspondantes au profil, et on aura ainsi une régulation de la charge qui pourra se faire au mieux,
Soit en la recevant dans sa boîte de réception personnelle
On utilise ici une infrastructure existante, et un mode de communication standard par rapport aux habitudes d'un utilisateur. Les produits de WorkFlow fonctionnant sur ce principe sont donc plus légers, et ne modifie pas les habitudes utilisateurs. Il n'a pas à chercher spécifiquement les tâches qu'il a à effectuer, puisqu'elles arrivent directement via sa messagerie sur son poste de travail.
On trouve essentiellement trois types de tâches dans un système de WorkFlow. Certains systèmes n'en supporteront qu'un, d'autres en supporteront d'emblée deux ou trois. Les types de tâches sont les suivantes :
Les tâches qui sont en fait des formulaires de données, généralement définis à partir du produit de WorkFlow lui-même, à compléter au fur et à mesure de l'avancement de la procédure. Ce sont les tâches que l'on trouve dans les WorkFlow administratifs,
Les tâches qui sont des services du système d'informations, tels que la saisie de transactions gros systèmes, ou l'appel à un exécutable spécifique, etc. Le WorkFlow de production est entièrement basé sur ce genre de tâches, puisque son travail consiste à coordonner l'ensemble des actions possibles au sein du système d'information,
Les tâches qui correspondent à un routage de fichiers bureautiques. On retrouve ces tâches essentiellement dans les WorkFlow administratif ou dans les WorkFlow ad-hoc, comme peuvent le proposer les différents traitements de texte du marché en se servant des messageries comme infrastructure.
