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Cahier des charges du dispositif de FOAD

  1. Introduction

    Retracer brièvement l'historique de la phase de définition du DFOAD pour que la personne chargée de la conception et le chef de projet comprennent l'origine du projet de DFOAD.

    Expliquer en quoi consiste le projet.

    Exposer le problème à résoudre par la mise en place de ce dispositif de FOAD.

    Explication :

    Tout projet a pour objectif de sésoudre un "problème". Se poser ce type de question a pour but d'identifier les objectifs de la mise en place d'un tel dispositif et de vérifir la viabilité de ce dernier.

    Remarque :

    Si le dispositif n'a aucun problème à résoudre, il risque de ne répondre à aucune attente et de ne pas être utilisé.

    1. Principaux résultats de l'étude de faisabilité

      1. Analyse des besoins de FOAD

        1. Public cible

          Préciser les caractéristiques du public cible (niveau d'études, situation socio-professionnelle, besoin de formation, motivations, autonomie, maîtrise des TIC, etc.)

          Donner des éléments sur le contexte d'apprentissage des futurs apprenants (équipement informatique, temps disponible pour la formation, lieu d'apprentissage, contraintes professionnelles, familiales, etc.)

          Remarque :

          Le dispositif peut viser différents publics cibles ayant néanmoins une problématique commune. Il s'agira dans ce cas de décrire chacun des publics.

          1. Les attentes exprimées

            Formaliser les attentes exprimées par les différentes catégories d'acteurs impliquées dans le dispositif de FOAD.

            Explication :

            Ces attentes ont été identifiées au cours de la phase de définition du DFOAD, lors d'interviews d'un panel représentatif de ces catégories d'acteurs (apprenants, accompagnateurs, acteurs de la gestion, hiérarchie des apprenants, etc.)

            1. Impact sur les pratiques pédagogiques actuelles

              Indiquer l'impacte du dispositif de FOAD sur les pratiques pédagogiques actuellement mises en oeuvre par les futurs acteurs du DFOAD.

              Explication :

              Lors de la phase de définition, une analyse des pratiques actuelles a été menée. Il s'agit donc de mesurer les écarts entre ces pratiques et celles définies pour le dispositif de FOAD.

              INTÉRÊT

              Ces informations seront précieuses pour mettre en place une stratégie d'accompagnement du changement.

            2. Objectifs du DFOAD

              1. Finalité et buts

                Formuler la finalité du DFOAD.

                Exprimer les buts du DFOAD

                Explication :

                La finalité du DFOAD est la "mission" qui lui est conférée par les acteurs de manière très générale.

                Méthode :

                La finalité du DFOAD répond à la question : "Pourquoi un DFOAD ?" en apportant une réponse de type socio-économique.

                Exemple :

                L'université X souhaite mettre à distance ses formations dans le domaine de la Santé Publique pour contribuer à l'amélioration des pratiques dans la zone euro-méditéranéenne.

                Exemple :

                L'entreprise Y souhaite expérimenter l'usage des technologies numériques pour la formation continue afin de développer les capacités d'innovation de ses salariés.

                Remarque :

                La finalité est généralement exprimée par les décideurs. L'opinion des autres acteurs, recueillie en phase de définition lors des interviews, peut néanmoins permettre d'enrichir cette finalité.

                Explication :

                Les buts sont la traduction de la finalité du DFOAD en termes concrets.

                Méthode :

                Les buts du DFOAD répondent à la question : "quels sont les résultats concrêts attendus du DFOAD?"

                Exemple :

                L'Université X a décidé de concevoir un DFOAD pour contribuer à la formation des spécialistes en épidémiologie en Algérie, Tunisie et au Liban.

                Exemple :

                L'entreprise Y souhaite mettre en place une FOAD destiné aux cadres pour les accompagner dans la définition et la gestion de projets innovants.

                Remarque :

                Une finalité peut se traduire en plusieurs buts complémentaires.

                1. Objectifs de formation

                  Formuler l'objectif de formation général.

                  Décliner l'objectif de formation général en objectifs de formation spécifiques.

                  Explication :

                  L'objectif général de formation exprime la compétence principale que l'on souhaite pouvoir observer chez l'apprenant au terme de la formation en situation réelle (sociale, scolaire ou profesionnelle). Il répond à la question : "qu'est-ce que l'apprenant doit être capable de faire dans une situation réelle après avoir suivi la formation ?"

                  Exemple :

                  Au terme de la formation, l'apprenant sera capable de mettre en oeuvre un plan d'action pour endiguer une épidémie, en tant que responsable d'un service hospitalier, en réalisant le diagnostic, en organisant et en évaluant la mise en oeuvre du plan d'action.

                  Explication :

                  Les objectifs de formation spécifiques répondent à la question : "quelles sont les compétences requises pour que l'apprenant atteigne l'objectif général ?".

                  Exemple :

                  Au terme de la formation, l'apprenant sera capable de réaliser le diagnostic d'une épidémie dans une situation d'infection dans le service dont il est responsable en formulant un document argumenté de son analyse.

                  1. Thèmes de formation

                    Lister les thèmes qui seront traîtés dans le cadre de la formation.

                    Remarque :

                    Si un référentiel de formation a été élaboré en phase de définition du dispositif, cette liste de thèmes en est le résultat. Il vous suffit alors de vous référer au référentiel de formation.

                    Remarque :

                    Dans le cas d'un dispositif de formation initiale, la liste des thèmes sera dictée par les programmes Education Nationale.

                    Remarque :

                    Cette liste sera reprise et affinée par la suite lors de l'élaboration de la liste des modules.

                  2. Opportunités et contraintes

                    1. Aspects organisationnels

                      Indiquer les opportunités et les contraintes liées au contexte organisationnel.

                      1. Ressources humaines

                        Indiquer les opportunités et les contraintes liées aux ressources humaines.

                        1. Ressources matérielles

                          Indiquer les opportunités et les contraintes liées aux ressources matérielles.

                          1. Ressources financières

                            Indiquer les opportunités et les contraintes liées aux ressources financières.

                        2. Le dispositif de FOAD

                          1. Caractéristiques pédagogiques

                            1. Macro-scénario de la formation

                              Indiquer le type de FOAD à mettre en place (présentiel outillé, formation mixte présentiel/distance, formation totalement à distance).

                              Décrire le macro-scénario pédagogique.

                              Explication :

                              Il s'agit d'esquisser l'articulation logique des thèmes de formation entre eux pour être en mesure d'y associer des méthodes à la fois compatibles avec les objectifs de formation et les contraintes identifiées dans le tableau des écarts.

                              Remarque :

                              A ce stade du projet, le macro-scénario n'est qu'indicatif. Vous devrez le valider et l'affiner lors de la formalisation du scénario de la formation.

                              1. Méthodes pédagogiques

                                Indiquer de façon globale les méthodes pédagogiques qui paraissent réalistes étant donnés les objectifs de formation et les pratiques actuelles des enseignants-formateurs identifiées lors de la phase d'analyse.

                                Remarque :

                                Le choix des méthodes pédagogiques sera affiné lors de la définition des modèles pédagogiques du dispositif.

                                1. Evaluation des apprenants

                                  Il s'agit de spécifier quels seront globalement les moyens utilisés pour vérifier que les objectifs de formation sont atteints.

                                  Exemple :

                                  Radaction d'un rapport d'activité mensuel, QCM, évaluation en présentiel, etc.

                                  Attention :

                                  Les modalités d'évaluation doivent être pensées en cohérence avec les objectifs de formation à atteindre et les méthodes pédagogiques choisies.

                                  1. Evaluation de la composante pédagogique du dispositif

                                    Méthode :

                                    Identifier les indicateurs de qualité de la composante pédagogique du scénario retenu et associer des critères qui permettent de vérifier que ces objectifs de qualité sont atteints.

                                    Explication :

                                    Les indicateurs pour la composante pédagogique établissent le lien entre les objectifs de formation et les moyens pédagogiques que décrivent les scénarios pédagogiques : ces moyens permettent-ils d'atteindre les objectifs ?

                                    Exemple :

                                    La méthode pédagogique de l'étude de cas permet le transfert des connaissances en épidémiologie dans les situations de travail (indicateur)/ lors de l'évaluation sur le poste, 80% des apprenants mettent en place un plan d'action pertinent (critère).

                                  2. Organisation

                                    1. Charge de travail apprenant

                                      Estimer le nombre d'heures de travail qu'un apprenant devra fournir en moyenne pour atteindre les objectifs de formation.

                                      1. Durée de la formation

                                        Estimer la durée globale de la formation nécessaire à l'atteinte des objectifs en tenant compte des différentes contraintes (contexte d'apprentissage des apprenants, disponibilité des ressources humaines, périodes de congés, etc.)

                                        1. Répartition présentiel/distance

                                          Dans le cas d'un dispositif de formation de type mixte, indiquer la proportion présentiel/distance souhaitée.

                                          Explication :

                                          Un grand nombre de paramètres doivent être pris en compte pour estimer cette proportion : le type d'objectifs à atteindres, le niveau d'autonomie des apprenants, le niveau d'instrumentation technique de la formation, l'expérience des accompagnateurs dans le domaine de la FOAD, les méthodes pédagogues choisies, les objectifs de réussite, etc.

                                          Remarque :

                                          Plus la proportion de distance est importante, plus l'accompagnement nécessite d'énergie pour un taux de réussite équivalent. L'accompagnement doit en effet compenser la rupture de lien social créé par la distance.

                                          1. Ressources humaines

                                            Spécifier les ressources humaines en termes de rôles et de volume.

                                            Remarque :

                                            En fonction des opportunités et des contraintes, il peut s'agir des ressources disponibles ou des ressources nécessaires.

                                            1. Volume d'apprenants

                                              Indiquer le nombre d'apprenants qui suivront la formation.

                                              Explication :

                                              En fonction de votre dispositif, vous pouvez préciser le nombre d'apprenants par session, la fréquence des sessions, le nombre total d'apprenants à former, etc.

                                              1. Evaluation de l'organisation du dispositif

                                                Explication :

                                                Il s'agit de déterminer comment il sera possible de vérifier que les objectifs relatifs à l'organisation de DFOAD sont atteints.

                                                Méthode :

                                                Pour chaque élément critique (important et/ou comportant un risque de défaut de qualité) de l'organisation prévue, formuler un ou plusieurs critères et les indicateurs associés.

                                                Exemple :

                                                Critère : le rythme de la formation est adéquat aux besoins des apprenants/ indicateur : 70% des apprenants ont résussi à tenir les délais de rendus des activités.

                                              2. Caractéristiques techniques

                                                Remarque :

                                                Une annexe technique pourra être ajoutée au cahier des charges de façon à spécifier les solutions techniques retenues ou à développer pour la réalisation des documents pédagogiques et la diffusion de la formation.

                                                1. Documents pédagogiques

                                                  Indiquer quels types de documents pédagogiques seront mis à disposition et comment vont être produits ces documents.

                                                  1. Mise à disposition des ressources et outils d'accompagnement à distance

                                                    Indiquer le ou les outils qui seront utilisés pour la mise en eouvre de la formation (Plate-forme de formation, outils de communication, etc.)

                                                    1. Moyens informatiques requis

                                                      Lister les moyens informatiques requis pour la diffusion de la formation (serveurs, réseau, parc informatique, etc.)

                                                      Préciser la configuration logicielle et matérielle des postes utilisateurs (apprenants, accompagnateurs, administrateurs)

                                                      Exemple :

                                                      Navigateurs web, outils bureautiques, carte son, etc.

                                                      1. Evaluation du système technique

                                                        Explication :

                                                        Il s'agit de donner des critères et des indicateurs qui permettront de vérifier que les outils développés en phase de conception correspondent aux besoins des utilisateurs finaux.

                                                        Méthode :

                                                        Lister les points critiques relatifs aux choix techniques et associer des critères d'évaluation.

                                                        Exemple :

                                                        La plate-forme de formation est aisée de prise en main pour les apprenants/ 90% des apprenants ont contacté le correspondant technique 3 fois ou moins.

                                                    2. Gestion du projet de DFOAD

                                                      1. Contraintes

                                                        1. Coûts

                                                          Indiquer le budget global alloué au projet.

                                                          Explication :

                                                          Il correspond normalement au coût global estimé pour la construction du dispositif de formation.

                                                          Remarque :

                                                          La répartition de ce budget sur les différents postes de conception du dispositif de FOAD pourra figurer en annexe. Lorsque le Cahier des charges a été rédigé en amont, cette répartition vous permettra de mieux évaluer les attentes en fonction des moyens alloués.

                                                          Remarque :

                                                          L'une des missions du chef de projet est de mettre en cohérence les objectifs et les moyens alloués pour atteindre ces objectifs.

                                                          1. Délais

                                                            Indiquer les dates de début et dates de fin du projet, c'est-à-dire la date à laquelle le produit du projet doit être "livré", si cette échéance constitue une contrainte.

                                                            Préciser les différents jalons du projet s'ils sont connus, ainsi que les livrables associés à chacun de ces jalons.

                                                            Explication :

                                                            Le projet commence dès la réception par le chef de projet de ce cahier des charges et se termine lorsque le DFOAD passe en phase de fonctionnement.

                                                            Remarque :

                                                            La phase de conception peut comporter une expérimentation sur une première session afin de réaliser les tests finaux du DFOAD avant son lancement à proprement parler.

                                                            Explication :

                                                            Ces données ont pû être exprimées dans le cadre de la demande ou à un autre moment de l'avant-projet. Si tel n'est pas le cas indiquez celles qui sont logiques en fonction de votre analyse (temps nécessaire à la conception étant donné le scénario retenu que vous évaluerez en élaborant le planning global ci-dessous).

                                                            1. Autres

                                                              Exemple :

                                                              Contraintes juridiques

                                                              Exemple :

                                                              Respect d'une charte graphique

                                                            2. Déroulement

                                                              1. Planning global

                                                                Positionner les grande phases et les jalons du projet dans le temps.

                                                                Méthode :

                                                                Il convient d'évaluer la durée et l'enchaînement logique des grandes tâches du projet de FOAD en fonction de ce qu'exige le scénario.

                                                                Remarque :

                                                                Les macro-tâches d'un projet de DFOAD sont en général : la production des ressources pédagogiques, la production de l'organisation de la FOAD, le développement informatique des outils pédagogiques, les tests.

                                                                Remarque :

                                                                Ces tâches peuvent plus ou moins être ménées en parallèle.

                                                                Conseil :

                                                                L'utilisation d'un diagramme type Gantt donnera une représentation plus visuelle.

                                                                Remarque :

                                                                Ces données sont indicatives et seront réévaluées lors de la conception du dispositif.

                                                                1. Ressources humaines

                                                                  Méthode :

                                                                  Indiquer les besoins en resources humaines pour la conception du dispositif de FOAD.

                                                                  Exemple :

                                                                  1 Ingénieur de formation et/ou pédagogique 1 chef de projet FOAD, 1 responsable technique, 2 développeurs informatiques, 1 ergonome, 1 expert en didactique du domaine, 3 auteurs, 5 responsables de modules.

                                                                  1. Organisation

                                                                    Explication :

                                                                    Il s'agit de décrire les modalités de suivi du projet : qui est responsable de quoi et qui tranche en cas de litige? Ces informations ont pû vous être données lors de la demande ou à un autre moment de l'avant projet. Si tel n'est pas le cas il convient d'élaborée une proposition en tenant compte de vos analyses des environnements humains et organisationnel.

                                                                    Exemple :

                                                                    Une organisation de projet de DFOAD comporte : un comité de pilotage (niveau décisonnel) un comité opérationnel (chef de projet FOAD, ingénieur de formation, responsable technique), des groupes de travail (équipe pédagogique, équipe auteurs) un comité utilisateurs (enseignants, apprenants, tuteurs).

                                                                2. Signatures

                                                                  Explication :

                                                                  Il s'agit de la zone de signature pour le décideurs (qui devra bien sur au préalable avoir validé votre cahier des charges) et du responsable du projet de FOAD.

                                                                  Remarque :

                                                                  En fonction de l'organisation retenue, la personne chargée de la conception peut aussi être signataire du cahier des charges.

                                                                  1. Annexes

                                                                    Exemple :

                                                                    Annexe "évaluation des moyens pour la conception".