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Logistique d'accueil et d'hébergement

  • Convocation

    • Lister les personnes qui doivent être présentes au regroupement présentiel
      Exemple :

      Apprenants, animateurs, intervenants, etc.

    • Envoyer un courrier à chacune de ces personnes
      Explication :

      Ce courrier doit comporter la date, le lieu, les moyens d'accès, l'objectif du regroupement, etc.

      Remarque :

      Bien que ces informations soient inscrites dans les plannings respectifs des différents acteurs, il n'est pas inutile de rappeler à ces derniers l'organisation de chaque regroupement plusieurs jours avant celui-ci.

      Remarque :

      Le moyen de communication sera choisi en fonction des interlocuteurs et du mode de fonctionnement établi pour la formation.

      Exemple :

      E-mail, courrier standard, fax, etc.

      Conseil :

      Il est préférable de différencier le contenu du message en fonction de chaque type d'acteurs, voire de personnaliser ce contenu pour tenir compte des éventuels échanges préalables ou des spécificités d'un acteur donné.

    • Joindre à la convocation la fiche de déroulement du regroupement présentiel
      Remarque :

      Les personnes doivent connaître avec précision les heures de début et de fin du regroupement de façon à pouvoir organiser leur déplacement.

    • Joindre à la convocation toutes les informations utiles aux acteurs du présentiel
      Exemple :

      Plan d'accès par les différents moyens de locomotion possibles, possibilité de stationnement (parking payant ou non), possibilité de connection internet pour accès aux messageries personnelles, proximité des commerces (bureau de tabac, etc.), etc.

    • Joindre à la convocation un questionnaire logistique, ou fiche d'inscription, adaptée au type d'acteurs auxquels elle est envoyée.

  • Questions types du questionnaire logistique

    • Empêchements
      Explication :

      Demander à la personne de préciser le ou les jours pour lesquels elle ne pourra pas assister au regroupement présentiel. En fonction du statut de l'apprenant et du mode de fonctionnement de la formation, il pourra être utile de demander une justification.

      Remarque :

      L'équipe d'accompagnement devra être informée de l'absence, et des raisons de cette absence si elles sont connues, d'un apprenant.

    • A quels repas prévus dans l'organisation du présentiel la personne souhaite-t-elle être présente ?
      Conseil :

      Prévoir un système de cases à cocher pour chaque repas.

      Remarque :

      Vous pouvez ajouter une question sur les éventuelles spécificités alimentaires des participants.

      Attention :

      N'ajoutez ce genre de question que si vous êtes sûr de pouvoir prendre en compte ces spécificités.

    • Dans le cas d'un regroupement présentiel organisé sur plusieurs jours en mode résidentiel, quelles sont les nuits pour lesquelles la personne souhaite être hébergée ?
    • Préciser les modalités de prise en charge ou de remboursement des frais (repas, nuits, déplacements, etc.) s'il y a lieu.
    • Vous pouvez aussi poser des questions concernant les modalités pédagogiques du présentiel.
      Exemple :

      Appartenance à un groupe d'apprenants, participation à un projet, etc.