- Scénariser la formation et les modules
- Organiser la coordination du dispositif et le suivi des apprenants
- Tableau de suivi des sessions
- Scénario d'accompagnement module
- Scénario d'accompagnement formation
- Fichier d'informations acteurs
- Fiche de poste
- Besoins de formation des acteurs recrutés
- Check-list tuteur pédagogique
- Check-list tuteur social
- Check-list correspondant technique
- Planning par acteur
- Fiche apprenant
- Fiche de déroulement présentiel
- Liste des moyens matériels
- Logistique d'accueil et d'hébergement
- Feuille d'émargement
- Organiser l'entrée des apprenants dans le dispositif
- Check-list prescripteurs
- Supports de communication
- Plan de promotion
- Fiche d'information apprenant
- Descriptif de la formation
- Bilan-positionnement d'entrée
- Proposition de parcours individualisé
- Tableau de gestion des interfaces entre le dispositif de FOAD et l'administration
- Mode d'emploi de la formation
- Livret de l'apprenant
- Présentiel d'intégration
Tableau de gestion des interfaces entre le dispositif de FOAD et l'administration
Méthodologie
Identifier les interlocuteurs pour chaque interface : inscriptions, diplômes, gestion financière
Méthode :Si vous ne disposez pas vous-mêmes des informations, demandez conseil auprès d'acteurs ayant conçu des dispositifs de formation dans l'organisme.
Conseil :Vous pouvez reporter les informations détaillées collectées dans le fichier d'informations acteurs.
Présenter votre dispositif à chaque type d'acteurs (inscriptions, diplômes, gestion financière)
Méthode :Expliciter à chaque acteur les aspects de votre dispositif qui le concernent.
Explication :Votre interlocuteur doit comprendre en quoi votre dispositif est concerné par les procédures dont il est responsable.
Exemple :Pour les aspects financiers, l'agent comptable d'un organisme doit savoir quels sont les prescripteurs et financeurs, comment sont réparties les participations entre les financeurs et d'éventuels co-financeurs, quels sont les comptes qui ont été ouverts, etc.
Prendre connaissance de la procédure de traitement de votre interlocuteur
Exemple :Pour les inscriptions, il peut exister une procédure qui consiste à envoyer un dossier d'inscription exigeant des pièces indispensables (copies de diplômes, montant des droits, etc.). Ce dossier est traité dans un délai fixé par des acteurs dédiés. La confirmation d'inscription se fait par l'envoi d'une carte d'étudiant (pour la formation initiale) et une lettre type (pour la formation continue).
Remarque :Ce type d'information pourra ainsi être pris en compte lors de l'accueil des apprenants et intégrés à la procédure d'accueil.
Définir les rôles et responsabilités de chacun
Explication :Il s'agit de déterminer comment la procédure actuelle de votre interlocuteur peut s'articuler avec votre dispositif. Cela implique de définir précisément les tâches que vous devrez assumer et celles que votre interlocuteur prendra en charge.
Exemple :Pour un dispositif diplômant, le dispositif de FOAD peut assumer la logistique des épreuves mais les sujets et les corrections ainsi que la remise des diplômes sont assumés par l'entité désignée pour avoir une valeur officielle.
Identifier les documents à échanger et organiser les modalités des transferts
Explication :Il s'agit de s'accorder sur des documents-types et de déterminer la périodicité et les canaux d'échanges.
Exemple :Un modèle de convention de formation existe, il doit être utilisé par le dispositif de FOAD. Les conventions seront distribuées aux prescripteurs par le dispositif de FOAD et récupérées avant l'entrée en formation par courrier postal. Les conventions signées seront photocopiées et archivées par le dispositif de FOAD et les originaux transmis à l'entité responsable.
Définir les modalités de régulation
Explication :En cas de dysfonctionnement, il convient de prévoir une procédure de traitement du problème.
Exemple :Une feuille d'émargement manque pour établir un rapport d'avancement pour un co-financeur. L'entité chargée des aspects financiers doit établir ce rapport mais le dispositif de FOAD est responsable de l'émission et du transfert des feuilles c'est donc à lui de résoudre le problème. Les modalités définies sont donc une communication du problème à l'acteur responsable et un traitement par celui-ci. De plus, si le même type de problème se répète plus de 5 fois, une réunion d'analyse est déclenchée pour modifier la procédure.
Formaliser l'ensemble des informations dans un tableau de gestion des interfaces
Conseil :Il est recommandé de mettre en oeuvre cet outil dès la phase de construction car la mise en place de ces interfaces demande souvent du temps (négociations). Or elles doivent être prêtes pour l'ouverture des inscriptions.
Remarque :Le responsable de la formation finalisera cette démarche et veillera au respect du fonctionnement des interfaces ainsi défini.
