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construction du manuel des procédures

  • Identification des documents qualité

    • Explication :

      Tous les documents qualité (y compris les procédures) doivent fair l'objet d'une gestion qui permet de suivre avec rigueur leur cycle de vie (création, modification, diffusion, retrait, archivage, destruction).

      Conseil :

      Pour simplifier cette gestion il convient de définir une page de garde de chaque document qui permet immédiatement de connaître le status de celui-ci. Cette page de garde doit donc contenir les information suivantes :

    • l'objet du document
    • son référencement, son nombre de pages, sa version
    • sa date de création, de modification
    • les documents qui lui servent de référence
    • les principales raisons de ses modifications
    • son auteur, son éventuel relecteur, et la personne qui a validé
      Attention :

      Ne pas tomber dans un formalisme qui n'a pas de raison d'être. Viser l'utile et la simplicité.

  • regroupement dans le manuel des procédures

    • Explication :

      Les procédures doivent pouvoir être connues immédiatement. Il faut pouvoir répondre à la question : "Quelles sont toutes les procédures en cours ? Quelle est leur bonne version ? Qui en sont les destinataires ?"

  • diffusion des documents qualité

    • Explication :

      Le manuel des procédures peut exister sous forme papier ou sous forme électronique. Cette seconde solution associée à l'existence d'un réseau, permet à tout utilisateur connecté d'accéder aux documents. Dans ce cas c'est la version électronique qui fait foi.

      Conseil :

      En cas de diffusion manuelle, il faut porter une attention particulière lors de la diffusion d'une nouvelle version pour être sûr que tout utilisateur ne pourra pas utiliser la version antérieure périmée.

      Remarque :

      Les procédures retirées suite à une modification doivent être détruites sauf un exemplaire qui doit être archivé pour assurer la traçabilité.