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document et système d'exploitation

  1. Classer vos documents dans les cinq catégories suivantes :

    INTÉRÊT

    Le classement vous permettra d'organiser le système documentaire. Ceci est particulièrement utile si vous optez pour l'utilisation d'un système informatique de partage des documents.

    Attention :

    Ne cherchez pas trop de sophistication ni d'exhaustivité, vous risqueriez de mettre en place un système bien trop lourd, visez le juste nécessaire.

    1. Les documents d'organisation

      Exemple :

      La description de l'organisme, les organigrammes, le manuel qualité, les notes d'organisation.

      1. Les documents de planification

        Explication :

        L'application d'une démarche qualité conduit à mener les actions en les planifiant, première étape de la boucle du PDCA, aussi aurez-vous, assez souvent, à élaborer des documents de ce type. Ils permettront, en particulier, d'assurer le suivi des actions.

        Exemple :

        Les plans d'actions, les compte-à-rebours, les plannings , _.

        1. Les documents techniques

          Explication :

          Il est convenu de classer dans cette catégorie tous les documents décrivant les caractéristiques du service (ou du produit) voire des processus.

          Remarque :

          Dans le cas d'une formation à distance il s'agira des documents permettant de caractériser l'offre de formation.

          Exemple :

          Le cahier des charge, les référentiels normatifs, les spécifications fonctionnelles ou tecniques, _

          1. Les documents d'exécution

            Explication :

            Ce sont les documents qui décrivent comment faire, par qui, avec quoi, pourquoi.

            Exemple :

            Les procédures, les notes de service, les modes oprératoires, les notices d'utilisation

            1. Les enregistrements

              Explication :

              Ce sont tous les documents qui vont apporter la "preuve" qu'une action a bien eu lieu, quelle que soit la nature de cette action.

              Exemple :

              Le bon de commande (preuve de la commande), le compte-rendu (preuve de la tenue d'une réunion), la feuille de présence (preuve de la composition du groupe), questionnaire renseigné de satisfaction (preuve du niveau atteint par la prestation), tableaux de bord (preuve du suivi et des niveaux atteints), _.

            2. Dotez-vous de règles de gestion en suivant le cycle de vie des documents

              Explication :

              Vous devez faire en sorte que toute personne soit dans la situation de travailler avec le bon document et mettre en oeuvre les précautions nécessaire pour éviter toute erreur.

              1. La création et la validation

                Conseil :

                Essayez de toujours impliquer les personnes concernées lors de la création des documents. Avant sa mise en circulation il est conseillé qu'un document soit validé. L'auteur et/ou la personne qui a validé peuvent être identifié

                Attention :

                Ce dernier point est une exigence dans l'ISO 9000.

                1. La diffusion et l'utilisation

                  Explication :

                  Les documents doivent être mis à la disposition des personnes qui en ont l'usage. Ces personnes doivent gérer la documentation qui leur est remise, vous pouvez lez y aider en leur fournissant un moyen et des règles de rangement conformes avec leur mode de travail.

                  Remarque :

                  Certains organismes ont mis en place des systèmes complexes de diffusion des documents (liste nominative, accusé de réception, indication portée en couleur précisant reproduction interdite ou original, _). N'utilisez ces méthodes que si les risques de mauvaise diffusion ou utilisation ont des conséquences graves.

                  1. La modification et le retrait

                    Explication :

                    Tout document est appelé à subir des modifications. Il convient d'appliquer, dans ce cas, les mêmes règles que lors de la création. Pour aider les utilisateurs il est possible d'indiquer dans le texte les zones modifiées, mais cela n'est pas toujours possible (formulaire par exemple). Les anciens documents doivent être retirés à cette occasion.

                    Remarque :

                    Comme précédemment des solutions de retrait plus ou moins sophistiquée peuvent être mises en oeuvre. Leur complexité doit être proportionnée au risque encouru de laisser aux utilisateurs le soin de procéder eux-mêmes à cet échange.

                    1. Archivage et destruction

                      Explication :

                      Ne pas laisser les armoires se remplir d'exemplaires sans valeur et procéder à la destruction des exemplaires inutiles est louable, mais garder la mémoire du passé est aussi nécessaire, au moins pendant un certain temps. Des règles doivent être définies en la matière et un responsable doit être chargé de leur application.

                      Conseil :

                      "Libérons les armoires !!!"

                    2. Formaliser pour gérer

                      Explication :

                      L'application des quelques règles édictées précédemment conduit à formaliser. Cependant, cette formalisation doit être à minima. Il faut laisser aux auteurs la liberté de structurer leurs documents selon leurs besoins et leurs habitudes. Mais il faut imposer un format unique d'une première page de tous les documents.

                      1. Identification du document (en clair ou indexé)

                        1. Catégorie, version, nombre de pages

                          1. Auteur ou origine ou personne ayant validé

                            1. date de diffusion

                              1. Objet du document

                                1. Si modification : raison des principales modifications.

                                  1. En format électronique : hyperlien avec le fichier du document

                                    Attention :

                                    Une page de garde selon ce contenu n'est pas conforme aux exigences de l'ISO 9000 version 2000.