- Préparation
- Identification des besoins
- Conception
- Communication
- Mise en oeuvre
- Evaluation
manuel des procédures
Identification des documents qualité
Tous les documents qualité (y compris les procédures) doivent faire l'objet d'une gestion qui permet de suivre avec rigueur leur cycle de vie (création, modification, diffusion, retrait, archivage, destruction).
Conseil :Pour simplifier cette gestion il convient de définir une page de garde de chaque document qui permet immédiatement de connaître le status de celui-ci. Cette page de garde doit donc contenir les information suivantes :
Attention :Ne pas tomber dans un formalisme qui n'a pas de raison d'être. Viser l'utile et la simplicité.
l'objet du document
son référencement, son nombre de pages, sa version
sa date de création, de modification
les documents qui lui servent de référence
les principales raisons de ses modifications
son auteur, son éventuel relecteur, et la personne qui a validé
regroupement dans le manuel des procédures
Les procédures doivent pouvoir être connues immédiatement. Il faut pouvoir répondre à la question : "Quelles sont toutes les procédures en cours ? Quelle est leur bonne version ? Qui en sont les destinataires ?"
diffusion des documents qualité
Le manuel des procédures peut exister sous forme papier ou sous forme électronique. Cette seconde solution associée à l'existence d'un réseau, permet à tout utilisateur connecté d'accéder aux documents. Dans ce cas c'est la version électronique qui fait foi.
Conseil :En cas de diffusion manuelle, il faut porter une attention particulière lors de la diffusion d'une nouvelle version pour être sûr que tout utilisateur ne pourra pas utiliser la version antérieure périmée.
Remarque :Les procédures retirées suite à une modification doivent être détruites sauf un exemplaire qui doit être archivé pour assurer la traçabilité.
